Sala 4
Descrição: O processo de apontamento de frequência da categoria C adotado na VLI, anteriormente mostrava-se arcaico. Os membros desta categoria preenchiam manualmente uma caderneta com todas as atividades realizadas. Após a conclusão da jornada de trabalho, era entregue ao Técnico de Operações Ferroviárias que registrava todos os eventos realizados no sistema de equipagem – Equipfer. Portanto, não era possível auditar 100% dos lançamentos, e nem mesmo o acompanhamento on-time das atividades exercidas. Sendo o último, possível apenas no fechamento da folha de pagamento. No fechamento mensal, o supervisor do campo validava os lançamentos e a base de dados, enviada para um sistema de Gerenciamento de Frequência, que efetuava o cálculo de tempo das atividades e em seguida registrava os dados no Recursos Humanos Web, onde gerava folha de pagamento. Caso fosse necessária realizar alteração de frequência, este procedimento era liberado, sem que gerasse histórico das alterações. Além disso, a regra que tangia o cadastro das atividades no sistema é que deveria ser feito até a data de fechamento da folha, ou seja, cada localidade tinha uma periodicidade de lançamentos não sendo possível acompanhar qualquer indicador de efetivo antes do fechamento. Então, observou-se que havia oportunidade de automatizar o registro de frequência da categoria C através das macros de “Entrada de Maquinista” e “Saída de Maquinista” que são enviados pelo computador de bordo das locomotivas, armazenados no banco de dados do sistema ACT e posteriormente alimenta o Equipfer. Elas devem ser envidas quando os membros da categoria assumem o trem, realizam inversão no trecho e finalizam sua jornada, registrando as atividades “Em trem” e “Extra trem”. As demais atividades de ausência, como folga, licença média e demais ausências legais, também são registradas no Equipfer, porém são cadastradas a partir de desktops ou smartphones, estejam eles conectados ou não, na rede corporativa. O Equipfer também foi reestruturado para que a empresa consolide esses dados e realize a gestão do apontamento da jornada e dos custos, em tempo real. Além disso, quando há inconsistências no lançamento, o sistema detecta, a macro é encaminhada para uma tela no sistema de equipagem e o ponto focal de cada localidade realiza o acerto. Para toda alteração que for realizada, o empregado e seu supervisor são informados, sendo necessário que o primeiro entre no Equipfer com seu login e senha para validar as alterações. Vale ressaltar que o histórico de alterações bem como as informações de quem as efetuou, fica salvo no sistema. Em atendimento à premissa do Departamento Jurídico VLI e à clausula 62 do ACT VLI, com esta funcionalidade garante-se a inviolabilidade dos registros sem justificativas registradas e evidenciadas pelo próprio sistema. Considerando os benefícios da automatização do ponto, entendeu-se que esta seria uma boa alternativa para auxiliar a VLI a simplificar processos e aumentar a produtividade da categoria C, como de fato está acontecendo atualmente. Portanto, com o sistema implantando e em uso na fase de operação assistida, já é notável o aumento da eficiência do processo, eliminação de retrabalho no cadastro do ponto dos maquinistas e demais membros da categoria, melhoria na gestão da informação (atualização mais frequente e confiável) e maior rastreabilidade dos dados. Ainda, reestruturam-se 4 pilares envolvidos neste processo, sendo eles: *1º: Categoria C, com o papel de efetuar os registros da sua jornada no sistema e validar as atividades inconsistentes sempre que houver alteração do ponto; *2º: Operação campo, acompanhando os registros das atividades pelos empregados, bem como realizando o acerto das inconsistências em casos de localidades onde não tem escala centralizada; *3º: Central de escala, a fim de determinar a convocação de maquinistas, controlar trocas, dar apoio ao campo e atuar nas inconsistências. *4º: Programador, a partir do acompanhamento da execução do planejamento, garantindo programação do sistema, efetuando os ajustes e correção da escala diária no sistema Equipfer.
AUTORES: Layce Suéllen De Oliveira Alves, André Luís Araújo, Natália Cunha Fahel